Odnośnie GIODO właśnie to napisałem. Nie jest to baza służąca przetwarzaniu danych osobowych ani ich przechowywaniu i rejestrowaniu historii ich zmian i dlatego nie podlega zgłoszeniu do GIODO. W OŚRODKU rejestrowane są jedynie roboty geodezyjne. Po przyjęciu operatu do Ośrodka na dobrą sprawę nie ma znaczenia kto tą robotę wykonał (przeszła kontrolę więc powinna spełniać standardy prac geodezyjnych m.in. w zakresie wykonania ich przez osobę uprawnioną). Słownik osobowy OŚRODKA pełni rolę pomocniczą aby za każdym razem nie wprowadzać danych z ręki.

Zatem nie ma konieczności wprowadzania nowych rekordów dla tej samej firmy lub osoby fizycznej tylko wystarczy zmodyfikować istniejący.

1) Zmiana firmy ma miejsce gdy mamy nową nazwę i NIP, w przypadku zmiany siedziby firma nadal jest tą samą firmą. Firma nie dokonała nowego wpisu do rejestru przedsiębiorców tylko dokonała w nim zmiany swojej siedziby.
2) Ponadto dodanie nowego rekordu w słowniku (ta sama nazwa i NIP tylko inna siedziba) i wpisanie nowego UID w geoportalu spowoduje brak możliwości zobaczenia KERGów zgłoszonych przez firmę sprzed zmiany siedziby, które jeszcze są niezakończone.
3) Z kolei pozostawienie wykonawcy możliwości korzystania z dwóch loginów na stare UID sprzed zmiany siedziby i na nowe UID z nową siedzibą wymusza założenie dwóch loginów dla tego samego wykonawcy, a tym samym podpisanie z nim kolejnej umowy na korzystanie z geoportalu. Jest to nieuzasadnione praktycznie i prawnie, aby podpisywać drugą umowę na tą samą usługę z tą samą firmą posiadającą ten sam NIP i nazwę a tylko nową siedzibę.
4) Słownik w Ośrodku jedynie pomaga w wystawianiu rachunków dla tego samego kontrahenta, równie dobrze można te dane za każdym razem wpisywać z ręki.
5) Z punktu widzenia GIODO, PODGiK nie prowadzi rejestru kontrahentów i nie powinien tych danych przechowywać. W przeciwnym wypadku należałoby taką bazę danych zgłosić do GIODO.
6) Kopia rachunku znajduje się w księgowości Starostwa i z formalnego punktu widzenia jest to jedyna kopia na podstawie, której można wykonać ewentualny duplikat.